営業情報を整理しよう
まずは、エクセルを営業活動に活用する方法を考えてみましょう。
エクセルは営業活動の指針を立てる時に非常に役に立ちます。得意先や訪問先を地域ごとに選択して、見込みレベルで並び替え自身の営業戦略と照らし合わせて訪問計画を立てるといった活用が考えられます。
そのためには、以下の手順で作業を行います。
- 必要なデータを収集する。
- 抽出・並び替えなどの機能を活用して、訪問先を分析する。
- 営業パターンと営業計画に照らし合わせて訪問活動を行う。
- 訪問結果をデータに反映する。
１．「必要なデータを収集する」前に、何が必要なデータなのかを決める必要があります。ほとんどの企業では、この段階で失敗しているように感じます。なぜなら、項目と記載内容は実際に営業活動している人が考えることが大切です。
しかし、エクセルの講習などを営業の方が受講しているのを見たことがありません。エクセルを活用している企業でも、管理項目は現在の営業日報の項目を使ったり、現在持っている顧客名簿にスタッフ部門が必要と思う項目を入れているのがほとんどでは無いでしょうか？
まずは、トップセールスがエクセルを効果的に使いこなし、管理項目等を決めることが重要です。
項目が決まれば、最初はスタッフ部門が元データを作成し追加や修正を営業が行うようなスタートも可能です。
２．入力したデータの分析に便利な機能は「フィルタ」と「並べ替え」です。
「フィルタ」とは、多くのデータから条件に合うデータを抽出する方法です。たとえば、「見込み度Ａランクの見込み客のみ抽出する」とか、「競合Ｂ社のユーザーを抽出する」といった時に活用します。さらに、ちょっと便利な関数のsubtotalなどを使えば選択した項目の件数や金額合計、販売価格平均なども分析可能です。「フィルタ」機能の使い方は、エクセルのメニューから[ツール]-[フィルタ]-[オートフィルタ]を選ぶと項目名（１行目）に▼マークが表示されます。このマークをクリックし、選択する項目を選ぶと該当するデータの行のみ抽出されます。「オプション」を選ぶと範囲指定や複数の条件で抽出が可能です。
「並べ替え」は、データを条件で並び替えます。例えば、「最終訪問日順」に並び替え訪問計画を練るなどに活用します。
基本的にこの２つのツールを活用すれば、データの分析には十分です。（データ数がまとまっていないと分析は出来ませんが・・）
３．営業パターンはターゲットの業界特性などで異なりますが、いつ頃なら訪問して話を聞いてもらえるか？いつ頃が買い換え時期か？その場合、営業かける時期はいつごろか？
といったパターンと、見込み度、訪問効率の上がる地区選択等を分析して最適かつ効果的な訪問計画を立案し実施します。
４．訪問した結果は必ず反映することが大切です。計画した訪問はもちろん、新規訪問した見込み先も随時追加します。
このように、見込み客の分析をして、営業パターン（ここはノウハウ部分）を考慮して営業計画を立てて効率的に訪問を行い、結果を次の活動に生かすことが大切です。
データを共有しよう
さらに収集したデータを社内で共有すると、一歩進んだ活用が可能です。
- 営業日報を補完することで、より詳細な状況把握ができる。
- 見込度の高い見込み客の状況を共有することで、的確なアドバイスが可能になる。
- 他の営業がつかんだ情報（顧客と取引関係にある見込み客情報など）を有効活用できる。
- トップセールスのノウハウを共有できる。
エクセルブックは担当毎に作成しても、データを検索するときは同一フォルダーの全てのエクセルブックを対象にすることも可能です（マクロは必要ですが）。